Surat: Bentuk Komunikasi Yang Paling Berkuasa

Tidak kira di mana anda berada dalam kehidupan atau jenis perniagaan yang anda jalankan, semua orang menggunakan dan menghantar surat sebagai alat komunikasi. Ia mungkin dalam mesej e-mel, mesej teks atau dihantar melalui perkhidmatan pos standard, tetapi tanpa mengira kaedah yang dipilih, surat itu sentiasa merupakan bentuk komunikasi yang tidak pernah keluar dari gaya.

Di atas dan di luar menjadi kaedah komunikasi dinamik, surat mempunyai kuasa untuk menyentuh hati seorang pembaca atau membiarkan mereka sejuk di trek mereka. Malah, surat bertulis yang baik boleh membuka pintu, menjemput perniagaan baru atau berkomunikasi dengan permintaan maaf yang tulus. Sebaliknya, surat bertulis yang kurang baik boleh menutup anda sebelum pembaca pernah mendapat hukuman kedua.

Sama ada anda menyediakan surat pengenalan tentang perniagaan anda, surat lamaran sebagai sekeping teman untuk resume, surat jualan yang menjual perkhidmatan anda, surat rujukan untuk rakan sekerja, surat pengumpulan dana untuk amal penting anda, surat aduan apabila anda tidak berpuas hati atau surat pengakuan memberi seseorang pujian yang patut mereka, surat itu adalah salah satu bahagian komunikasi yang paling penting yang akan anda tulis. Terlepas dari perkara itu, surat memberi anda peluang untuk didengar.

Jadi, apakah surat yang baik daripada apa yang boleh membuat perbezaan begitu besar? Ringkasnya, apabila surat anda ditulis secara berkesan, yang bermaksud ia dibina dalam mesej yang dipoles dan sempurna, anda mempunyai peluang terbesar untuk membuat impak. Sebagai contoh, baru-baru ini salah seorang pelanggan saya telah mendapat promosi dan dia meminta bantuan saya dengan surat terima kasih kepada majikan yang berpotensi. Semua orang tahu betapa pentingnya untuk menghantar surat terima kasih selepas wawancara, tetapi menyampaikan surat terima kasih anda dengan betul boleh berarti mendapatkan pekerjaan atau ditembak jatuh. Dalam kes ini, pelanggan saya mendapat promosi! Satu lagi contoh penulisan surat yang baik timbul apabila salah seorang pelanggan saya mempunyai beberapa isu dengan agensi kerajaan. Mendapatkan perhatian seorang pegawai di pejabat kerajaan boleh menjadi agak menakutkan, namun setelah membantu dia dengan surat yang hebat, dia mendapat respons dan undangan untuk pertemuan.

Sekiranya anda mempunyai sesuatu yang penting untuk dikatakan, meletakkan usaha tambahan dapat membuat semua perbezaan. Salah satu petua yang paling penting dalam menulis surat yang baik ialah cuba menulisnya dalam gaya perbualan. Ia tidak cukup untuk hanya menulis surat itu dan semak kesilapan ejaan. Penting untuk membaca surat dengan suara keras, kepada diri sendiri dan juga kepada orang lain, hanya untuk memastikan anda menyampaikan mesej anda dengan berkesan. Malah surat rasmi harus berbunyi seolah-olah anda bercakap terus kepada orang itu. Dalam erti kata lain, anda perlu mendengar surat itu, lihat surat dan semak semula surat dalam tetapan yang berbeza. Sungguh mengagumkan betapa berbezanya surat itu akan dibunyikan apabila anda membacanya dengan kuat atau kepada diri sendiri. Ia juga merupakan idea yang baik untuk menulis surat itu dan kemudian tidur di atasnya sehingga keesokan harinya.

Sebagai seorang penulis profesional, saya telah membantu beribu-ribu pelanggan dengan membuat surat yang luar biasa, tetapi saya tidak pernah menghantar produk jadi sehingga saya merasa berpuas hati bahawa surat tersebut bersesuaian dengan telinga saya. Percayalah apabila saya katakan, jika anda menghabiskan masa menyempurnakan surat anda, lebih daripada kemungkinan anda akan meraih faedah. Dan jika anda merasa tidak pasti tentang kebolehan menulis anda atau jika anda terlalu dekat dengan perkara ini, anda sentiasa boleh memilih seorang penulis yang suka menulis surat.